董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)董事會(huì)日常事務(wù),保管董事會(huì)印章。董事會(huì)秘書可以指定證券事務(wù)代表等有關(guān)人員協(xié)助其處理日常事務(wù)。
董事會(huì)下設(shè)審計(jì)委員會(huì)、提名委員會(huì)、戰(zhàn)略委員會(huì)、薪酬與考核委員會(huì)作為董事會(huì)的工作機(jī)構(gòu)。四大委員會(huì)的組成、職權(quán)和議事規(guī)則由董事會(huì)制定。
(一)召集股東大會(huì),并向股東大會(huì)報(bào)告工作;
(二)執(zhí)行股東大會(huì)的決議;
(三)決定公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和投資方案;
(四)制訂公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案;
(五)制訂公司的利潤(rùn)分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;
(六)制訂公司增加或者減少注冊(cè)資本、發(fā)行債券或其他證券及上市方案;
(七)擬訂公司重大收購、收購本公司股票或者合并、分立、解散及變更公司形式的方案;
(八)決定公司因《公司章程》第二十四條第(三)項(xiàng)、第(五)項(xiàng)、第(六)規(guī)定的情形收購本公司股份的事項(xiàng);
(九)在股東大會(huì)授權(quán)范圍內(nèi),決定公司對(duì)外投資、收購出售資產(chǎn)、資產(chǎn)抵押、對(duì)外擔(dān)保事項(xiàng)、委托理財(cái)、貸款、關(guān)聯(lián)交易等事項(xiàng);
(十)決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;
(十一)聘任或者解聘公司總經(jīng)理、董事會(huì)秘書;根據(jù)總經(jīng)理的提名,聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高級(jí)管理人員,并決定其報(bào)酬事項(xiàng)和獎(jiǎng)懲事項(xiàng);
(十二)制訂公司的基本管理制度;
(十三)制訂本章程的修改方案;
(十四)管理公司信息披露事項(xiàng);
(十五)向股東大會(huì)提請(qǐng)聘請(qǐng)或更換為公司審計(jì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所;
(十六)聽取公司總經(jīng)理的工作匯報(bào)并檢查總經(jīng)理的工作;
(十七)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章或本章程授予的其他職權(quán)。
董事會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。董事會(huì)每年應(yīng)當(dāng)至少在上下兩個(gè)半年度各召開一次定期會(huì)議。
有下列情形之一的,董事會(huì)應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會(huì)議:
按照前條規(guī)定提議召開董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的,應(yīng)當(dāng)通過董事會(huì)秘書或者直接向董事長(zhǎng)提交經(jīng)提議人簽字(蓋章)的書面提議。書面提議中應(yīng)當(dāng)載明下列事項(xiàng):
提案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于公司章程規(guī)定的董事會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),與提案有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)一并提交。董事會(huì)秘書在收到上述書面提議和有關(guān)材料后,應(yīng)當(dāng)于當(dāng)日轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)。董事長(zhǎng)認(rèn)為提案內(nèi)容不明確、具體或者有關(guān)材料不充分的,可以要求提議人修改或者補(bǔ)充。董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)自接到提議或者證券監(jiān)管部門的要求后十日內(nèi),召集董事會(huì)會(huì)議并主持會(huì)議。
董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持;董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的,由副董事長(zhǎng)履行職務(wù);副董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的,由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。
召開董事會(huì)定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議,董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)分別提前十日和五日將蓋有董事會(huì)印章的書面會(huì)議通知,通過傳真、郵件、微信或?qū)H诉f送的方式,提交全體董事和監(jiān)事以及總經(jīng)理、董事會(huì)秘書。
情況緊急,需要盡快召開董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的,可以隨時(shí)通過電話或者其他口頭方式發(fā)出會(huì)議通知,但召集人應(yīng)當(dāng)在會(huì)議上做出說明。
書面會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)至少包括以下內(nèi)容:
口頭會(huì)議通知至少應(yīng)包括上述第(一)、(二)項(xiàng)內(nèi)容,以及情況緊急需要盡快召開董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的說明。
董事會(huì)定期會(huì)議的書面會(huì)議通知發(fā)出后,如果需要變更會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會(huì)議提案的,應(yīng)當(dāng)在原定會(huì)議召開日之前三日發(fā)出書面變更通知,說明情況和新提案的有關(guān)內(nèi)容及相關(guān)材料。不足三日的,會(huì)議日期應(yīng)當(dāng)相應(yīng)順延或者取得全體與會(huì)董事的書面認(rèn)可后按原定日期召開。
董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議的會(huì)議通知發(fā)出后,如果需要變更會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)或者增加、變更、取消會(huì)議提案的,應(yīng)當(dāng)事先取得全體與會(huì)董事的認(rèn)可并做好相應(yīng)記錄。
董事會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)有過半數(shù)的董事出席方可舉行。
監(jiān)事可以列席董事會(huì)會(huì)議;總經(jīng)理和董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)列席董事會(huì)會(huì)議。會(huì)議主持人認(rèn)為有必要的,可以通知其他有關(guān)人員列席董事會(huì)會(huì)議。
董事原則上應(yīng)當(dāng)親自出席董事會(huì)會(huì)議。因故不能出席會(huì)議的,應(yīng)當(dāng)事先審閱會(huì)議材料,形成明確的意見,書面委托其他董事代為出席。
委托書應(yīng)當(dāng)載明:
受托董事應(yīng)當(dāng)向會(huì)議主持人提交書面委托書,在會(huì)議簽到簿上說明受托出席的情況。
委托和受托出席董事會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則:
董事會(huì)會(huì)議以現(xiàn)場(chǎng)召開為原則。必要時(shí),在保障董事充分表達(dá)意見的前提下,經(jīng)召集人(主持人)、提議人同意,也可以通過視頻、電話、傳真或者電子郵件表決等方式召開。董事會(huì)會(huì)議也可以采取現(xiàn)場(chǎng)與其他方式同時(shí)進(jìn)行的方式召開。非以現(xiàn)場(chǎng)方式召開的,以視頻顯示在場(chǎng)的董事、在電話會(huì)議中發(fā)表意見的董事、規(guī)定期限內(nèi)實(shí)際收到傳真或者電子郵件等有效表決票,或者董事事后提交的曾參加會(huì)議的書面確認(rèn)函等計(jì)算出席會(huì)議的董事人數(shù)。
會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)逐一提請(qǐng)出席董事會(huì)會(huì)議的董事對(duì)各項(xiàng)提案發(fā)表明確的意見。對(duì)于根據(jù)規(guī)定需要獨(dú)立董事事前認(rèn)可的提案,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)在討論有關(guān)提案前,指定一名獨(dú)立董事宣讀獨(dú)立董事達(dá)成的書面認(rèn)可意見。董事就同一提案重復(fù)發(fā)言,發(fā)言超出提案范圍,以致影響其他董事發(fā)言或者阻礙會(huì)議正常進(jìn)行的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)及時(shí)制止。除征得全體與會(huì)董事的一致同意外,董事會(huì)會(huì)議不得就未包括在會(huì)議通知中的提案進(jìn)行表決。
董事應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀有關(guān)會(huì)議材料,在充分了解情況的基礎(chǔ)上獨(dú)立、審慎地發(fā)表意見。董事可以在會(huì)前向董事會(huì)秘書、會(huì)議召集人、總經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員、會(huì)計(jì)師事務(wù)所和律師事務(wù)所等有關(guān)人員和機(jī)構(gòu)了解決策所需要的信息,也可以在會(huì)議進(jìn)行中向主持人建議請(qǐng)上述人員和機(jī)構(gòu)代表與會(huì)解釋有關(guān)情況。
提案經(jīng)過充分討論后,主持人應(yīng)當(dāng)適時(shí)提請(qǐng)與會(huì)董事對(duì)提案逐一分別進(jìn)行表決。會(huì)議表決實(shí)行一人一票,以記名和書面方式進(jìn)行。董事的表決意向分為同意、反對(duì)和棄權(quán)。與會(huì)董事應(yīng)當(dāng)從上述意向中選擇其一,未做選擇或者同時(shí)選擇兩個(gè)以上意向的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求有關(guān)董事重新選擇,拒不選擇的,視為棄權(quán);中途離開會(huì)場(chǎng)不回而未做選擇的,視為棄權(quán)。
與會(huì)董事表決完成后,證券事務(wù)代表和有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集董事的表決票,交董事會(huì)秘書在一名獨(dú)立董事或者其他董事的監(jiān)督下進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
現(xiàn)場(chǎng)召開會(huì)議的,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)宣布統(tǒng)計(jì)結(jié)果;其他情況下,會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求董事會(huì)秘書在規(guī)定的表決時(shí)限結(jié)束后下一工作日之前,通知董事表決結(jié)果。
董事在會(huì)議主持人宣布表決結(jié)果后或者規(guī)定的表決時(shí)限結(jié)束后進(jìn)行表決的,其表決情況不予統(tǒng)計(jì)。
除董事應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)提案回避的情形外,董事會(huì)審議通過會(huì)議提案并形成相關(guān)決議,必須有超過公司全體董事人數(shù)之半數(shù)的董事對(duì)該提案投贊成票。法律、行政法規(guī)和公司章程規(guī)定董事會(huì)形成決議應(yīng)當(dāng)取得更多董事同意的,從其規(guī)定。
董事會(huì)根據(jù)公司章程的規(guī)定,在其權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)擔(dān)保事項(xiàng)作出決議,必須經(jīng)出席會(huì)議的三分之二以上董事的同意并經(jīng)全體獨(dú)立董事三分之二以上同意。不同決議在內(nèi)容和含義上出現(xiàn)矛盾的,以時(shí)間上后形成的決議為準(zhǔn)。
出現(xiàn)下述情形的,董事應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)提案回避表決:
董事會(huì)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照股東大會(huì)和本公司《公司章程》的授權(quán)行事,不得越權(quán)形成決議。
董事會(huì)會(huì)議需要就公司利潤(rùn)分配、資本公積金轉(zhuǎn)增股本事項(xiàng)做出決議,但注冊(cè)會(huì)計(jì)師尚未出具正式審計(jì)報(bào)告的,會(huì)議首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)注冊(cè)會(huì)計(jì)師提供的審計(jì)報(bào)告草案(除涉及利潤(rùn)分配、資本公積金轉(zhuǎn)增股本之外的其它財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)均已確定)做出決議,待注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具正式審計(jì)報(bào)告后,再就相關(guān)事項(xiàng)做出決議。
提案未獲通過的,在有關(guān)條件和因素未發(fā)生重大變化的情況下,董事會(huì)會(huì)議在一個(gè)月內(nèi)不應(yīng)當(dāng)再審議內(nèi)容相同的提案。
二分之一以上的與會(huì)董事或兩名以上獨(dú)立董事認(rèn)為提案不明確、不具體,或者因會(huì)議材料不充分等其他事由導(dǎo)致其無法對(duì)有關(guān)事項(xiàng)作出判斷時(shí),會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)要求會(huì)議對(duì)該議題進(jìn)行暫緩表決。提議暫緩表決的董事應(yīng)當(dāng)對(duì)提案再次提交審議應(yīng)滿足的條件提出明確要求。
董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)安排董事會(huì)相關(guān)工作人員對(duì)董事會(huì)會(huì)議做好記錄。會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
除會(huì)議記錄外,董事會(huì)秘書還可以安排董事會(huì)相關(guān)工作人員對(duì)會(huì)議召開情況作成簡(jiǎn)明扼要的會(huì)議紀(jì)要,根據(jù)統(tǒng)計(jì)的表決結(jié)果就會(huì)議所形成的決議制作單獨(dú)的決議記錄。
與會(huì)董事應(yīng)當(dāng)代表其本人和委托其代為出席會(huì)議的董事對(duì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和決議記錄進(jìn)行簽字確認(rèn)。董事對(duì)會(huì)議記錄、紀(jì)要或者決議有不同意見的,可以在簽字時(shí)作出有關(guān)書面說明。必要時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)向監(jiān)管部門報(bào)告,也可以發(fā)表公開聲明。
董事不按前款規(guī)定進(jìn)行簽字確認(rèn),不對(duì)其不同意見做出書面說明或者向監(jiān)管部門報(bào)告、發(fā)表公開聲明的,視為完全同意會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和決議記錄的內(nèi)容。
董事會(huì)決議公告事宜,由董事會(huì)秘書根據(jù)《上海證券交易所股票上市規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定辦理。在決議公告披露之前,與會(huì)董事和會(huì)議列席人員、記錄和服務(wù)人員等負(fù)有對(duì)決議內(nèi)容保密的義務(wù)。
董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)督促有關(guān)人員落實(shí)董事會(huì)決議,檢查決議的實(shí)施情況,并在以后的董事會(huì)會(huì)議上通報(bào)已經(jīng)形成的決議的執(zhí)行情況。
董事會(huì)會(huì)議檔案,包括會(huì)議通知和會(huì)議材料、會(huì)議簽到簿、董事代為出席的授權(quán)委托書、會(huì)議錄音資料、表決票、經(jīng)與會(huì)董事簽字確認(rèn)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議記錄、決議公告等,由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保存。董事會(huì)會(huì)議檔案的保存期限為十年以上。
四川天味食品集團(tuán)股份有限公司
二〇一九年七月十五日